“Jahaa, ik bel je volgende week maandag. Zeker weten.” “Natuurlijk vergeet ik dat niet. Dinsdag mail ik je wat data door voor onze koffiedate.” “Denk je woensdag nog aan het uitwerken van die offerte?” Note to self: donderdag moet ik echt die Impact Analyse voorbereiden, dan schuif ik mijn mailbox en LinkedIn verzoeken door naar vrijdag.

Het verdient geen schoonheidsprijs

De spontane toezeggingen die we doen en die even spontaan onze “TO-DO” lijstjes vullen. Voor mij draaien de wijzers van de klok af en toe te snel. Je knippert driemaal met je ogen en hup, daar was weer een (werk)week voorbij. Al die toezeggingen vullen mijn hoofd, totdat ik overloop. Het gevolg? Ik raak compleet het overzicht kwijt en beland in een soort zombiefase waarin ik vooral denk aan wat allemaal nog moet. Dodelijk voor mijn productiviteit!

Natuurlijk begrijp ik dat niet iedereen gezegend is met een “Tanja”, mijn Virtueel Assistent. Zij ondersteunt, ontzorgt en brengt rust in mijn hoofd. Met Tanja kan ik lachen en huilen, bij Tanja deel ik mijn eigen belemmeringen in mijn ondernemerschap en de keuzes waar ik voor sta. Ze brengt me terug in mijn flow.

Hoeveel losse eindjes heb jij nog?

Ik ben niet de enige die regelmatig hiermee worstelt. Welke taken heb jij nog op je “TO-DO” lijstje? Loop je op je tenen omdat je zaken niet (meer) overziet? Dwaalt je aandacht al af naar nieuwe plannen, terwijl er nog uitstelzaken open staan?

Hoe bevrijdend werkt het als je die losse eindjes kunt loslaten? Je weer helemaal het overzicht hebt op wát je wánneer moet doen? Lees de tips en maak van je TO-DO lijst een TA-DA lijst!

Van TO-DO lijst naar TA-DA lijst

Tip 1: Wat je aandacht geeft…

Besteed aandacht aan je planning. Een dag heeft nu eenmaal maar 24 uur en daarvan zul je een aantal uren verliezen aan: slapen, eten, kletsen, douchen en wachten. Ook dienen zich zaken aan die je niet had verwacht, zoals informatie- of offerteverzoeken.

Stel iedere vrijdag je weekplanning op voor de volgende week. Dan loopt je hoofd in het weekend niet over. En werk dagelijks je planning bij voor de volgende dag.

Tip 2: Gebruik een planningstool die bij je past

Er zijn ontzettend veel tools op de markt. Denk aan Google Task, Trello, Evernote, Outlook of Todoist. Ook Excel is prima in te zetten als planner. Wat je ook kiest, kies één systeem dat voor jou werkt en hanteer dit net zo lang tot je gewend bent tijd te besteden aan plannen. Er vallen vast activiteiten tussen wal en schip als je meerdere systemen door elkaar gebruikt.

Onthoud: een planning is een hulpmiddel en is altijd in beweging. Er komen dingen bij en er vallen dingen af. Kies dus een systeem waarmee je makkelijk deadlines kunt verplaatsen.

 Tip 3: Leve de TO-DO lijst, VINK!

Ik schrijf alles op in mijn papieren agenda. Noem het ouderwets, ik zweer erbij. Jaarlijks is het kopen van  zo’n groot formaat agenda met maagdelijk witte bladen een geluksmoment, dat voelt als een nieuw begin. In drukke tijden vind ik het heerlijk om een schrift te pakken en al mijn “TO-DO” toezeggingen op te schrijven. Daarmee breng ik mezelf in de doe-stand, omdat ik weet wat ik die dag voor elkaar wil krijgen.

En zeg nu zelf, hoe heerlijk is het om een dikke streep te zetten op je “TO-DO” lijstje. Done! Next.

Tip 4: Volg je eigen ritme en wees realistisch

Voor de een werkt het ontzettend goed om een hele dag of zelfs nacht door te beulen tot iets klaar is. Voor de ander werkt het beter om een week lang elke dag een beetje te doen. Er is geen beste manier van werken, behalve jouw manier!

Zorg ervoor dat je jouw werk inricht op de manier die het beste bij jou past. Plan je moeilijkste werkzaamheden op je beste momenten. Dan benut je jouw productiviteit optimaal. En vergeet niet realistisch te blijven. Een werkdag van 8 uur betekent niet dat je 8 uur productief aan het werk bent.

Een handig timemanagement zinnetje is: moet ik dit nu doen? Zo stel je vast of de taak bij jou hoort of dat je die beter delegeert of uitbesteedt (moet ik). Je stelt een prioriteit vast (dit). Je bepaalt de bijbehorende deadline (nu). En als laatste bepaal je of de activiteit wel zinvol is en aan je doel bijdraagt (doen).

Tip 5: Voorkom afleidingen

Pling: Facebook, pling: WhatsApp, pling: LinkedIn bericht, pling: een nieuwe e-mail. Zet alle notificaties uit en gun jezelf ongestoord te werken. Krijg je nieuwe ideeën of invallen? Noteer ze op een schrift of in je notitiesysteem en maak eerst de taak af waar je aan bent begonnen.

Zo haal je het hoogste rendement uit je tijd. Blijven je gedachten afdwalen? Neem dan even pauze; doe een dansje of maak een korte wandeling.

Tip 6: Werk met vaste dagdelen

Offerteaanvragen, vragen, koffieafspraken, e-mail, telefoontjes. Allemaal zaken die niet of moeilijk in te plannen zijn. Simpelweg omdat je vooraf niet weet wat er op je afkomt.

Reserveer in je werkweek vaste delen voor dit soort activiteiten. Door bijvoorbeeld de vrijdagmiddag te reserveren voor koffieafspraken, je e-mail drie keer per dag te checken en dagelijks een uur te reserveren voor eventuele terugbel activiteiten.

Tip 7: Marketingactiviteiten

Bloggen, social media, nieuwsbrieven, interviews, events, workshops en netwerken. Bepaal vooraf hoeveel tijd je hieraan wilt besteden en stel jaarplanningen op. De jaarplanning helpt je om het groter geheel te zien. Zodat je events tijdig promoot en je blog koppelt aan een product of dienst. Een ander voordeel is dat je slechts eenmalig nadenkt over de onderwerpen. Dat werkt niet alleen efficiënt ook hoef je maandelijks niet meer te peinzen waarover je gaat bloggen.

Om een taak goed in te plannen, verdeel je de activiteit onder in taken. Bloggen is bijvoorbeeld onder te verdelen in:

• Onderzoekstijd (Pocket is een fijne tool om informatie te verzamelen).
• Schrijftijd van je conceptblog.
• Schaven en nalezen van je blog.
• SEO-proof maken.
• Plaatsen op je website.
• Metatag schrijven.
• Afbeelding zoeken en/of bewerken.

Samenvatting en mijn belangrijkste advies aan jou

Plannen is vooruitkijken. Het geeft je de mogelijkheid om je afspraken na te komen zonder stress. Je hebt vooraf bepaald waar je wel of geen tijd voor hebt. Het maakt het dus ook makkelijker op tijd nee te zeggen.

Plannen is focus aanbrengen. Je kunt niet alles ineens en dus zul je keuzes moeten maken. Dat begint al in een goed jaarplan, waarin je jouw 3 belangrijkste doelen voor een jaar definieert. In je maand- en weekplanning helpt dit je keuzes te maken. Draagt de activiteit niet bij aan je hoofddoelen? Dan hoort die activiteit niet op je planning!

Plannen is moeilijk. Het vraagt om discipline en om aandacht. Door weekstructuren (vaste momenten voor taken) aan te brengen maak je het jezelf makkelijker. Ontdek door te registreren hoeveel productieve tijd je gemiddeld op een dag hebt. En hou bij hoe lang taken echt duren. Die druk op de knop kost in werkelijkheid soms echt langer dan 2 seconden.

En mijn belangrijkste advies: wees wat liever

• Vertel mensen die belangrijk voor je zijn wat de impact is (geweest) van hun aanwezigheid, van hun support, van hun luisterend oor, van hun arm om je heen, van die aai over je bol.
• En wees liever voor jezelf. Onderzoek wat je écht gelukkig maakt. Wat belangrijk voor je is en spendeer daar je meeste tijd aan. Vervang zoveel mogelijk moetjes door datwilikjes.

Geen blog meer missen?

Schrijf je in op mijn maandelijkse inspiratiemail.