Voor je er erg in hebt, is de kostbare tijd van jouw week vergeven aan een ander. Je hoeft alleen maar even in je whatsapp en e-mail te kijken en de vragen vliegen om je oren. Zullen we weer eens een koffietje doen? Bel je me binnenkort om even bij te kletsen? Kun je me overmorgen een offerte sturen? Wil je hier eens naar kijken? Dankjewel voor je bestelling, we zijn benieuwd naar jouw ervaring.

Ja, de wereld (b)lijkt steeds drukker te worden. Alles moet nu, per direct én gaat 24 uur per dag door. En voor je het weet ben je iedereen van dienst geweest. Iedereen, behalve jezelf. Kan dat anders? Nou en of!

Heb je het druk, ben je druk of doe je druk?

Multitasking, wat ben je een gezegend mens wanneer je die vaardigheid onder de knie hebt. Maar is dat wel zo? “Jij hebt het druk hé”, zei vorige week nog iemand tegen me op een netwerk event. Het eerlijk antwoord dat ik hem gaf: “Ik doe druk” dat is namelijk ook een populaire manier.

Als je druk bent (of doet) verspreid je je aandacht over talloze zaken, waardoor je vaak het gevoel hebt achter de feiten aan te lopen. En dat is ook zo. De vraag is dus: hoe vergroot je je eigen productiviteit zodat je jouw doelstellingen kunt bereiken? Het antwoord én twee handige hulpmiddelen lees je hieronder.

Tijdverslinders

Eerst maar even een vraag. Hoeveel uur per dag sta jij aan? Ligt je telefoon onder je kussen en begint en eindigt je dag met het checken van je socials, apps en e-mails? In ons digitale tijdperk is de drang naar externe prikkels groter dan ooit. Digibesitas en socialbesitas liggen op de loer en FOMO (Fear Of Missing Out) regeert. We verlangen naar méér, mooier, beter, sneller en leuker. Onze omgeving zit vol met verleidelijke afleidingen. Dat slurpt tijd en daar hebben we het druk mee. Maar levert het ook iets op?

Hoe bereik je jouw doelstellingen wel?

Het antwoord is echt heel simpel. Door prioriteiten te stellen. Er is namelijk een belangrijk verschil tussen tijd en prioriteit:

• Prioriteit = datgene wat voorrang krijgt of hoort te krijgen.
• Tijd = gelegenheid.

Valkuil 1: je beschikbare tijd

Er zit een duidelijke begrenzing aan de tijd die je op een dag krijgt. 24 uur, waarvan je er ook nog een aantal besteed aan eten, slapen, reizen en andere dagelijkse beslommeringen. Ook als je werkt is het onmogelijk om 8 uur aan één stuk productief te zijn. Daarmee lopen de meeste planningen al vast.

Een goede hantering is dat je 60% van je tijd productief bent en dat 40% van je tijd opgaat aan onvoorziene en niet geplande activiteiten. Dus de gelegenheid die je op een 8-urige werkdag hebt om productief te zijn is geen 8 uur, maar 4 uur en 48 minuten.

Valkuil 2: geen prioriteiten stellen

De tweede valkuil is dat je niet met doelen werkt. Je hebt dan ook geen planning dus is het ook onmogelijk om prioriteiten te stellen. Doelen kun je zo groot en klein maken als je zelf wilt. Het is zelfs slim om grote doelen op te delen in kleine behapbare subdoelen. Je loopt ook niet in een keer een marathon. Dan is de kans op slagen een stuk kleiner dan wanneer je eerst 5 minuten gaat hardlopen en dat vervolgens uitbouwt.

Met een planning zie je in een oogopslag wat je prioriteiten voor die dag zijn en wat je nog aan tijd beschikbaar hebt om een ander te helpen. Het is dan veel makkelijker om nee te zeggen. Zeker als je vanaf nu een afspraak met jezelf minstens zo belangrijk maakt als een afspraak met een ander.

Samengevat: we overschatten wat we op een dag kunnen doen. En we vergeten doelbewust te leven, waardoor we geen prioriteiten (kunnen) stellen.

Oplossing 1: Eisenhower kwadrant

Met zijn woorden: “urgente zaken zijn zelden belangrijk. Belangrijke zaken zijn zelden urgent” bracht Eisenhower een belangrijk verschil aan. Namelijk het onderscheid tussen dringend en belangrijk. Hiermee creëerde hij een matrix die we vandaag goed kunnen gebruiken om prioriteiten te stellen.

 

Kwadrant 1: Dringend én Belangrijk = GELIJK DOEN

Dit zijn vaak die onverwachte zaken (die dus in de 40% van je beschikbare werktijd vallen). Denk aan je collega die ziek naar huis gaat. Dan klim jij natuurlijk gelijk in de telefoon om zijn afspraken af te bellen. Of die vastgelopen printer. In dit kwadrant staan ook de zaken die je voor vandaag hebt ingepland.

Kwadrant 2: Niet dringend wel belangrijk = INPLANNEN

Hier staan je activiteiten die bijdragen aan je doelen. Vaak zijn ze niet aan een dodelijke deadline verbonden. Als jij bijvoorbeeld maandelijks bloggen in je marketingstrategie hebt opgenomen, hoef je dat niet perse vandaag te doen. Je moet de activiteit echter wel inplannen om je doel te bereiken. Hier zitten ook vaak de afspraken met jezelf, zoals wat meer bewegen of op tijd een pauze nemen. Of wat dacht je van de stappen die je wilt zetten om jouw droom te realiseren?

Kwadrant 3: Dringend maar niet zo belangrijk = DELEGEREN

Dit zijn vaak de dingen die anderen van je vragen maar die voor jou niet echt belangrijk zijn. De hoogste tijd om deze zaken te delegeren!

Kwadrant 4: Niet dringend én niet belangrijk = WEGGOOIEN

Want waarom zou je tijd besteden aan zaken die niet belangrijk voor je zijn en die geen urgentie hebben? Denk aan het continu checken van je social media, doorklikken op links die helemaal niets met je prioriteiten te maken hebben, koffie-afspraken zonder doel.

In de praktijk blijkt dat we onze tijd bij voorkeur besteden aan de werkzaamheden in kwadrant 2 & 4. Wil je echter echt vooruitkomen, besteed dan vooral je tijd aan de kwadranten 1 & 2. Om te bepalen wát je dus op een dag aanpakt, is dit kwadrant een handige tool om de prioriteit van zaken te behandelen.

Oplossing 2: De vraag “Moet ik dit nu doen?”

Deze vraag is ook een handig hulpmiddel om prioriteiten te stellen. Je stelt jezelf deze vraag 5 x waarbij je steeds de klemtoon verlegt. Klinkt nog even ingewikkeld? Ik zal het uit leggen.

MOET ik dit nu doen?

Draagt je taak niet bij aan je doelen? Hup, streep erdoor! Bovendien zul je ontdekken dat je hierdoor vaker iets doet omdat je het wilt in plaats van dat het moet. En dat voelt stukken relaxter.

Moet IK dit nu doen?

Nu helpt de vraag je om te ontdekken of je het wel zelf moet doen. Is er echt niemand op de wereld die dit beter kan? Grote kans dat JIJ helemaal niks hoeft te doen.

Moet ik DIT nu doen?

Een dag heeft maar 24 uur en er gaan nog steeds niet meer dan 7 dagen in een week. Kies dus bewust aan welke taak je dit moment besteedt. En ja, dat zijn die taken die direct helpen aan het bereiken van je doel.

Moet ik dit NU doen?

Er zijn maar weinig dingen die perse NU moeten. Natuurlijk, heb je een deadline afgesproken dan lever je op de afgesproken tijd op. Haal de druk bij jezelf weg om het ergste scenario te bedenken als je het niet nu maar morgen of volgende week doet. Een tijdig telefoontje om uitstel levert vaak begrip op.

Moet ik dit nu DOEN?

We schieten vaak in de actie als we een vraag krijgen. Terwijl soms niets doen ook een perfecte oplossing is. Sta dus ook eens stil bij wat er gebeurt als je niets doet.

Geen tijd bestaat niet, geen prioriteit wel.

Wat doe jij met je (kostbare) vrije tijd?

Herinner je het blog van vorige maand nog? Ik daag je uit het had-ik-maar gevoel te bestrijden. Neem na het lezen van dit blog nog een kwartiertje tijd voor jezelf. En bedenk daarin één ding dat je kunt doen (en nu nog niet doet) dat een enorm positief effect op je leven heeft als je het wel regelmatig doet. Denk aan dingen zowel in je privéleven als in je werkomgeving. Ontspan je genoeg? Krijgen de mensen die je liefhebt voldoende aandacht? Ben je gelukkig? Zulke belangrijke vragen die we helaas als eerste loslaten omdat we er geen prioriteit van maakte.

Steek tijd in je persoonlijke ontwikkeling. Of denk na over je visie en missie. Want ieder nieuw moment geeft je de mogelijkheid om vanaf nu andere keuzes te maken!

Overweging: Hoe ziet jouw dag eruit als je jezelf bovenaan zet?

Durf je eigen prioriteiten stellen. Ik denk dat ik je niet beter kan inspireren dan door de woorden met je te delen uit de beroemde speech van Steve Jobs:

“Je tijd is beperkt, dus verspil het niet door het leven van iemand anders te leven. Laat je niet vangen door dogma’s – dat is leven met de resultaten van het denken van andere mensen. Laat het lawaai van de mening van anderen je eigen innerlijke stem niet overstemmen. En het belangrijkste is dat je de moed hebt om je hart en intuïtie te volgen. Ze weten op de een of andere manier al wat je echt wilt worden. Al het andere is secundair.”

Samen met een professional aan de slag om je doelen te bereiken?

Of het nu gaat om targets te halen op de salesafdeling of dat je als ondernemer je tijd doelgerichter wilt inzetten. Met mijn expertise ben ik een waardevolle investering om je doelen wel te realiseren.

Neem contact op en haal die targets

 

👀Kijktip